Acuerdo nº 1707 de Consejo Superior de la Judicatura - Sala Administrativa de 5 de Febrero de 2003
| Fecha de Resolución | 5 de Febrero de 2003 |
| Emisor | Sala Administrativa |
ACUERDO No. 1707 DE 2003
LA SALA ADMINISTRATIVA DEL
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las señaladas en los numerales 13 y 14 del artículo 85 de la Ley 270 de 1996,
ACUERDA
TITULO I.
DEL CENTRO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
CAPITULO 1
DE LA PLANTA DE PERSONAL
ARTICULO PRIMERO.- LA PLANTA DE PERSONAL. El Centro de Servicios Administrativos de Bogotá, según el acuerdo 1078 de 2001, está conformado por la siguiente planta de personal:
No. Cargo Grado
1 Secretario Nominado
1 Oficial Mayor de Circuito Nominado
1 Auxiliar Judicial en Sistemas 4
6 Asistente Social 18
6 Escribientes de Circuito Nominado
6 Citadores 3
PARAGRAFO. Además del personal de planta, el Centro de Servicios Administrativos transitoriamente se conformará con los cuatro (4) cargos de descongestión creados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.
CAPITULO 2
DE LA ORGANIZACIÓN INTERNA
ARTICULO SEGUNDO.- LA ORGANIZACIÓN INTERNA. Para el ejercicio de sus actividades el Centro de Servicios Administrativos cuenta con una organización interna distribuida por áreas funcionales, así:
-
SECRETARIAL.
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DE RECEPCION, VERIFICACION Y CLASIFICACION DE PROCESOS. RADICACION, REPARTO Y PREPARACION DE ENTRADAS AL DESPACHO, DISTRIBUCION DE LOS ASUNTOS QUE SALEN DEL DESPACHO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS PROVIDENCIAS JUDICIALES, ANEXOS DE DOCUMENTOS AL EXPEDIENTE Y CUSTODIA.
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DE ATENCION AL USUARIO Y DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS.
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DE ELABORACION DE COMUNICACIONES.
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DE ASISTENCIA SOCIAL
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DE NOTIFICACIONES PERSONALES Y DE MENSAJERIA
-
DE APOYO. ADMINISTRATIVO. DE SISTEMAS.CAPITULO 3
REGLAS GENERALES
ARTICULO TERCERO.- HORARIO DE TRABAJO. Los empleados cumplirán sus labores de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con descanso individual de una (1) hora, a partir de las 12 m. hasta las 2 p.m., según lo disponga la secretaría del Centro de Servicios Administrativos.
ARTICULO CUARTO.- FICHA TECNICA. El trámite y decisión de los procesos y asuntos a cargo del Centro de Servicios Administrativos y de los jueces de ejecución de penas y medidas de seguridad, principalmente se hará con base en la información consignada en la ficha técnica creada por el acuerdo 1590 de 2002, como instrumento de modernización y sistematización de trámites judiciales, y en la sentencia del juez de conocimiento que los remite.
ARTICULO QUINTO.- SISTEMA DE GESTIÓN. Las acciones constitucionales, procesos y asuntos que por primera vez lleguen al Centro de Servicios Administrativos, por competencia, se registrarán en el sistema de gestión; la de los segundos mediante la incorporación de la pertinente ficha técnica.
PARAGRAFO. De la incorporación de la ficha técnica al sistema de gestión se excluyen los procesos que ingresen al Centro de Servicios Administrativos en situación de prescripción, extinción de la pena o liberación de la pena definitiva.
ARTICULO SEXTO.- REGISTRO DE ACTIVIDADES Y CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS. Los empleados deben, de manera adecuada y de inmediato, ingresar en el sistema de gestión las actividades que realicen en cumplimiento de sus funciones y atender los procedimientos previstos en este manual.
ARTICULO SEPTIMO.- REGISTRO ELECTRONICO EN FORMATOS DE CONTROL DE ACTIVIDADES Y DOCUMENTOS. Los encargados de radicación y reparto, entradas y salidas, comunicaciones, mensajería y archivo deberán registrar electrónicamente sus actividades en el correspondiente formato. Una vez registrados no podrán ser modificados sino mediante acuerdo con los demás empleados que comparten dicho registro.
PARÁGRAFO. Para el efecto anterior se crean los formatos electrónicos de entradas al despacho y salidas de éste, notificaciones, comunicaciones, mensajería y de archivo, que deben ser diligenciados en el siguiente orden:
- Acciones constitucionales
- Procesos con preso
- Proceso sin preso
- Otros asuntos
ARTICULO OCTAVO.- CLASIFICACION DE PROCESOS. La clasificación de las acciones constitucionales, procesos y asuntos sometidos al reparto se hará de acuerdo con los grupos establecidos por los jueces de ejecución de penas y medidas de seguridad.
ARTICULO NOVENO.- TRAMITE PREVALENTE. Tienen trámite prevalente las acciones constitucionales, los procesos, asuntos y documentos que se relacionen con condenados privados de la libertad.
ARTICULO DECIMO.- ENTRADAS AL DESPACHO. Surtido el reparto de los procesos, el expediente, su ficha técnica y copia de la sentencia del juez de conocimiento que los remite entrarán físicamente al despacho para que el juez de ejecución de penas y medidas de seguridad a quien corresponde confronte los datos de la ficha técnica con los del expediente, cumplido lo cual posteriormente sólo ingresarán al mismo los pertinentes documentos y peticiones. Para los efectos anteriores el expediente estará a la plena disposición del juez de ejecución de penas en el Centro de Servicios Administrativos.
PARAGRAFO. Excepcionalmente, si las circunstancias lo determinan, el expediente se remitirá al despacho del juez para su revisión.
ARTICULO ONCE.- CONTROL, CUSTODIA Y ARCHIVO DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS. Los expedientes y demás documentos se deben colocar en posición vertical en la estantería y entrepaño conservando el orden que corresponda según sus números internos de ubicación.
ARTICULO DOCE.- CUSTODIA DE ELEMENTOS Y BIENES DE OFICINA. Los empleados del Centro de Servicios Administrativos son responsables de custodiar y conservar los elementos y bienes de oficina que le sean asignados para el desempeño de su función.
CAPITULO 4
DE LOS RESPONSABLES, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
POR AREAS FUNCIONALES.
ARTICULO TRECE.- AREA SECRETARIAL.
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RESPONSABLES: Un (1) secretario
Un (1) empleado de apoyo seleccionado por el juez coordinador y el secretario del Centro de Servicios Administrativos.
-
FUNCIONES:
2.1 DEL SECRETARIO.
• Dirigir y coordinar el soporte y apoyo administrativo a la función jurisdiccional ejercida por los juzgados de ejecución de penas y medidas de seguridad de su sede.
• Atender, en forma oportuna y eficiente, las peticiones de los jueces de ejecución de penas y medidas de seguridad, de conformidad a las labores de apoyo que le correspondan.
• Cumplir y hacer cumplir los horarios, las funciones y los procedimientos establecidos en el presente acuerdo.
• Revisar diariamente el registro electrónico de los formatos de control de actividades y documentos previstos en este acuerdo y los sitios destinados para su ubicación, como instrumentos de control físico, y proponer cambios procedimentales que agilicen y mejoren la prestación del...
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