Circular nº PSAC10-51Anexo de Consejo Superior de la Judicatura - Sala Administrativa de 3 de Diciembre de 2010
| Fecha de Resolución | 3 de Diciembre de 2010 |
| Emisor | Sala Administrativa |
En desarrollo del Plan Operativo Anual de la Unidad de Auditoría – 2010, y en cumplimiento de sus roles de evaluación, asesoría y acompañamiento, la Unidad de Auditoría y sus Oficinas Seccionales efectuaron visita a las dependencias administrativa y despachos judiciales de ciudades capitales con el fin de verificar la aplicación del Módulo de Depósitos Judiciales.
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CUESTIÓN A RESOLVER:
▪ Verificar la utilización de los formatos DJ04 “Comunicación de la Orden de Pago de Depósitos Judiciales”; DJ05 “Comunicación de la Orden de Fraccionamiento o Conversión” y DJ06 “Comunicación de la Orden de Reposición de Depósitos Judiciales”.
▪ Determinar si los despachos Judiciales realizan la conciliación bancaria mensual e identifican sus diferencias.
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FUNDAMENTOS
Jurídicos y normativos:
▪ Acuerdos Nos. 1676 de 2002, 1857 de 2003, 2621 de 2004 y 5459 de 2009, expedidos por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.
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ALTERNATIVAS
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Descripción:
La auditoría se fundamentó en la verificación al cumplimiento de los Acuerdos vigentes expedidos por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, que reglamentan el manejo de Depósitos y Títulos Judiciales en los juzgados y dependencias administrativas de ciudades capitales.
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Aspectos Técnicos (Metodología utilizada por la Unidad de Auditoría)
En la auditoría realizada, se visitaron las Secretarias de las Salas Civil, Laboral y Penal de la Corte Suprema de Justicia, las Secciones del Consejo de Estado y la Secretaría de la Sala Jurisdiccional Disciplinaria. A nivel nacional, las Oficinas Seccionales de Auditoría visitaron: 17 Tribunales Superiores, 17 Tribunales Administrativos y el 40% de juzgados en ciudades capitales correspondiente a 1.166. De igual forma se visitaron las dependencias administrativas (Oficinas Judiciales, Centros de Servicios Administrativos y Oficinas de Apoyo) de cada una de las Direcciones Seccionales de Administración Judicial.
Para el cumplimiento de los objetivos trazados se realizaron las siguientes actividades:
▪ Solicitud en cada juzgado del extracto bancario para determinar los últimos títulos pagados durante el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de marzo de 2010.
▪ Selección de 100 títulos pagados, en las diferentes especialidades, para ser revisados por cada auditor.
▪ Revisión de los expedientes correspondientes a los títulos seleccionados donde se verificó la utilización de los formatos DJ04 “Comunicación de la Orden de Pago de Depósitos Judiciales”; DJ05 “Comunicación de la Orden de Fraccionamiento o Conversión” y DJ06 “Comunicación de la Orden de Reposición de Depósitos Judiciales”.
▪ Verificación física, en las dependencias evaluadas, de las conciliaciones bancarias, con corte al 31 de marzo de 2010.
▪ Análisis y consolidación de la información.
▪ Elaboración de 75 Planes de Mejoramiento a nivel nacional.
▪ En sesión celebrada el día 25 de octubre de 2010, se presentó el informe al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, el cual autorizó su trámite ante la Sala Administrativa.
▪ Presentación del informe para consideración de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.
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Resultados de la Evaluación
De acuerdo con los objetivos trazados a continuación se presentan los resultados, así:
Utilización de los Formatos DJ04, DJ05 y DJ06
Formato DJ04 “Comunicación de la orden de pago depósitos judiciales”
Para la verificación de la aplicación de este formato en las diferentes especialidades, se realizó una prueba selectiva determinando los títulos pagados durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de marzo de 2010, según los extractos bancarios de las cuentas de depósitos judiciales del Banco Agrario de Colombia, comparando su pago con los soportes contenidos en el respectivo expediente. De esta prueba se obtuvieron los siguientes resultados que se reflejan en la Tabla No. 1, así:
▪ En 973 despachos judiciales a nivel nacional, donde se realizó la prueba, se verificaron un total de 4.441 expedientes.
▪ De los 4.441 expedientes verificados se encontró que en el 100% de los despachos judiciales se utiliza el formato DJ04.
▪ En cuanto al cumplimiento de los artículos 9 y 26 del Acuerdo 1857 de 2003, relativo al archivo de las copias de los oficios en el respectivo expediente, se encontró que en el 86% (3.808) de los expedientes verificados se hallan dichas copias y en el 14% (633) no. En los despachos judiciales de Manizales (200) y Montería (250) no se encontró copia de los oficios en ninguno de los expedientes revisados. Así mismo, en los despachos judiciales de Armenia (1), Bogotá (5), C. (69), Popayán (70), S. de Cali (10), Sincelejo (5) y Tunja (23) se encontraron algunos expedientes sin la copia del los oficios.
▪ De los 4.441 expedientes se encontró que el 95% (4.216) cuentan con la copia de la orden de pago y el 5% (225) no. Entre los despachos judiciales donde no se archiva la copia de la orden de pago en el respectivo expediente, se encuentran: Armenia (1), Bogotá (5), Manizales (48), Medellín (20), Neiva (6), P. (31), Popayán (77), Sincelejo (3), Tunja (23), Valledupar (1).
▪ En Bogotá se encuentra en funcionamiento el Sistema de Autorización Electrónica – SAE en 33 Juzgados Civiles del Circuito, el cual permite la confirmación electrónica para el pago de los depósitos judiciales.
▪ En la Secretaría del Tribunal Administrativo de C. no esta instalado el módulo, se lleva un Sistema Alterno y se utiliza el formato DJ04 elaborado en Excel.Adicionalmente, se efectuó una prueba selectiva a 4.433 depósitos pagados para verificar el cumplimiento de los requisitos que ordenan el pago de depósitos judiciales, donde se revisó si el formato DJ04 archivado, contaba con los nombres, las firmas, los números de cédula de ciudadanía, las huellas del índice derecho del Juez, S., J. de la Oficia Judicial y el empleado responsable, el cual resume en la Tabla No. 2.
▪ De las 4.433 órdenes de pago archivadas que debían estar firmadas por el Juez y el S., se tiene que:
✓ En 192 no se encontró la firma del Juez: Bogotá (37), Medellín (20), S. de Cali (135); en 5 no se registra el número de cédula de ciudadanía: Medellín; y, en 343 no se registra la huella del índice derecho: Bogotá (89), Medellín (78), P. (1) y Santiago de Cali (175).
✓ En una orden de pago no se encontró el nombre del Secretario: Bogota; en 263 no aparece la firma del Secretario: Barranquilla (1), Bogotá (52), C. (10), Medellín (20) y Santiago de Cali (180); en uno no se registró el número de cédula de ciudadanía del Secretario: Bogotá; y, en 380 no aparece la huella del índice derecho del Secretario: Barranquilla (1), Bogotá (101), C. (10), Medellín (88) y Santiago de Cali (180). ▪ De 3.778 órdenes de pago archivadas, que debían estar firmadas por el Jefe de la Oficina Judicial y el empleado responsable, se tiene:
✓ En 340 no se colocó el nombre del Jefe de la Oficina Judicial: Barranquilla (5), Bucaramanga (16), Cartagena (221), Neiva (94) y Popayán (4); en 771 no se colocó la firma: Barranquilla (112), Bucaramanga (16), Cartagena (221), Neiva (94), Popayán (4) y Santiago de Cali (324); en 416 no se colocó el número de cédula de ciudadanía: Barranquilla (5), Bucaramanga (16), Cartagena (221), Neiva (94), Popayán (4) y Villavicencio (76); y...
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